Nomina a responsabile del trattamento

Il contratto previsto dall’articolo 28 del GDPR tra il tuo negozio (titolare del trattamento) e Tendr (responsabile del trattamento). Fa parte dei termini del servizio.

Oggetto e durata

Tendr tratta dati personali per conto del negozio per fornire la chat, la raccolta di contatti, i ticket, l’assistenza in diretta e l’analisi. La nomina dura quanto il servizio, più i termini di cancellazione indicati sotto. Se accetti i termini per conto di un’azienda, dichiari di avere il potere di vincolarla.

Dati e interessati

Interessati: visitatori e clienti del negozio, e le persone del suo team che usano il pannello. Dati: testo delle conversazioni, codice visitatore, nome, email, telefono e altri campi dei moduli configurati dal negozio, dati dei ticket, pagina visitata, lingua, numero e importo dell’ordine. Trattamenti: archiviare, consultare, inviare al fornitore di IA per generare risposte, comunicare al negozio e cancellare. Il negozio non deve raccogliere categorie particolari di dati tramite la chat.

Cosa fa Tendr

• Tratta i dati solo per fornire il servizio e secondo le istruzioni del negozio, che sono questi termini e la configurazione del pannello, salvo obbligo di legge. Se ritiene che un’istruzione violi la legge, avvisa il negozio.
• Non usa i dati per finalità proprie né li vende. Non li usa per addestrare modelli di IA propri.
• Impone la riservatezza a chi vi accede e applica misure di sicurezza adeguate: connessioni cifrate, password con hash, chiavi API cifrate, controllo degli accessi, registro delle azioni del team e oscuramento di email e numeri di telefono verso il fornitore di IA.
• Aiuta il negozio a dare seguito ai diritti degli interessati: dal pannello si possono consultare, esportare e cancellare conversazioni, contatti e ticket. Se un interessato si rivolge a Tendr, lo inoltra al negozio.
• Avvisa il negozio senza ingiustificato ritardo, e ove possibile entro 48 ore, se viene a conoscenza di una violazione di sicurezza che riguarda i suoi dati, con le informazioni disponibili.
• Assiste nelle valutazioni d’impatto e nelle consultazioni con l’autorità, e mette a disposizione le informazioni necessarie a dimostrare la conformità, compresi audit ragionevoli con preavviso di 30 giorni, scrivendo a [email protected].

Sub-responsabili

Il negozio autorizza in via generale questi sub-responsabili. Tendr avviserà via email con 30 giorni di anticipo prima di aggiungerne o sostituirne uno; se il negozio si oppone per motivi ragionevoli e non si trova una soluzione, può annullare il servizio.

Limitazione importante: DeepSeek oggi non offre un contratto di nomina a responsabile del trattamento, quindi Tendr non può trasferirle per contratto gli obblighi di questo documento. Per questo il negozio decide, sulla base di queste informazioni, se usare l’IA inclusa o la propria chiave di un altro fornitore.

Trasferimenti internazionali

L’uso di DeepSeek comporta l’invio di dati in Cina, senza decisione di adeguatezza né clausole contrattuali tipo. Tendr non può garantire per tali invii un livello di protezione equivalente a quello dell’UE e applica come unica misura l’oscuramento automatico di email e numeri di telefono; nomi, indirizzi e altro testo libero vengono invece inviati. In qualità di titolare del trattamento, il negozio deve valutare se ciò è accettabile per il proprio caso. Chi non lo accetta deve configurare un altro fornitore nelle impostazioni dell’assistente, nel pannello. I trasferimenti agli altri sub-responsabili si basano sul quadro UE-USA per la protezione dei dati o sulle clausole contrattuali tipo delle loro condizioni.

Fine della nomina

Il negozio può esportare i propri dati in qualsiasi momento. Quando un negozio viene scollegato, i suoi dati vengono cancellati dopo 30 giorni; quando l’account viene eliminato, subito. Le conversazioni, i contatti e i ticket vengono inoltre cancellati dopo 24 mesi dall’ultima attività. Tendr conserva solo ciò che le è imposto dalla legge.

Cosa deve fare il tuo negozio

• Informare nella propria informativa sulla privacy dell’uso di una chat con IA, di Tendr come responsabile del trattamento e dell’invio di dati ai suoi sub-responsabili, Cina compresa se usa l’IA inclusa.
• Informare del cookie tendr_conv e dell’archiviazione della chat, e chiedere il consenso quando la normativa applicabile lo richiede.
• Avere una base giuridica per i dati richiesti nei moduli e dare seguito ai diritti dei propri visitatori.
• Non configurare l’assistente in modo che nasconda di essere un’IA.